La Corporation d’habitation Jeanne-Mance (ci-après «CHJM») s’engage à respecter la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui sont collectés, utilisés, communiqués et conservés dans l’accomplissement de sa mission.

La CHJM met en place les mesures adéquates pour assurer la conformité avec la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après « Loi ») telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive, communication, altération ou destruction.

• Code civil du Québec, RLRQ, c. CCQ-1991.
• Charte des droits et libertés de la personne, RLRQ, c. C-12.
• Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, RLRQ c C-1.1.
• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
• Loi sur les archives, RLRQ, c. A-21.1.

La politique s’applique à tous les membres du personnel de la CHJM lorsqu’ils recueillent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions. Elle vise tous les documents, quel que soit leur support (écrit, graphique, sonore, visuel informatisé ou autre), comportant des renseignements personnels.

Aux fins de la présente politique, on entend par :

« Client » : Toute personne, locataire, résident, demandeur ou voisin d’une habitation de la CHJM qui, personnellement ou par l’intermédiaire d’un représentant, est en relation avec la CHJM, un de ses partenaires ou de ses fournisseurs, pour obtenir un service.

« Collecte » : Toute démarche par laquelle un renseignement personnel est obtenu, incluant sa création.

« Communication » : Toute démarche par laquelle le renseignement personnel est divulgué à un tiers.

« Conservation » : La période durant laquelle la CHJM garde les renseignements personnels, recueillis, qu’ils soient activement utilisés ou non.

« Destruction » : La fin du cycle de vie du renseignement personnel.

« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » : Démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter davantage la vie privée des personnes.

« Incident de confidentialité » : Accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

« Membre du personnel » : Toute personne rémunérée ou non, réalisant un travail pour la CHJM.

« Renseignement anonymisé » : Un renseignement est dit « anonymisé » lorsqu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement la personne concernée.

« Renseignement personnel » : Tout renseignement qui concerne une personne et qui permet de l’identifier directement ou indirectement. Le nom d’une personne n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement personnel la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne.

« Représentant » : Toute personne dûment mandatée qui représente la CHJM dans l’exercice de certaines fonctions.

« Responsable » : Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de la CHJM.

« Traitement d’un renseignement personnel » : Collecte, conservation, utilisation, communication et destruction d’un renseignement personnel.

« Utilisation » : Toute démarche par laquelle le renseignement personnel est utilisé par les personnes autorisées au sein de la CHJM.

5.1 Responsabilités en vertu de la Loi

La protection des renseignements personnels et la mise en œuvre de la présente politique sont une responsabilité partagée par l’ensemble des membres du personnel de la CHJM.

• 5.1.1 Rôle du directeur général

La personne ayant la plus haute autorité au sein de la CHJM veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi. Cette dernière occupe d’office la fonction de responsable de l’accès aux documents et de responsable de la protection des renseignements personnels. Ces fonctions peuvent, par délégation écrite, être attribuées à un Responsable désigné. Lorsque le directeur général n’exerce pas lui-même ces fonctions, il veille à en faciliter l’exercice.

• 5.1.2 Rôle du Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

Le Responsable supervise et met en œuvre les directives, les guides et les procédures relatives à l’application de la présente politique et des documents en découlant.

Toute question, demande, commentaire ou plainte adressé à un membre du personnel ou représentant de la CHJM à l’égard des renseignements personnels doit être acheminé vers le Responsable ou sera traité sous sa supervision. Les membres du personnel ou représentants de la CHJM s’engagent à respecter la présente politique de manière continue.

5.2 Formation et sensibilisation

La direction du service à la clientèle et des ressources humaines est responsable de la conclusion et conservation des Règles d’éthique et code de déontologie signés par tous les employés de la CHJM. Dès l’embauche, et par la suite de façon continue, la CHJM offre une formation et une sensibilisation à son personnel et ses représentants concernant les politiques et les procédures de protection des renseignements personnels, ainsi que les obligations légales en matière de confidentialité.

5.3 Consentement

La CHJM obtient le consentement manifeste, libre et éclairé des personnes, selon la finalité spécifique de l’utilisation avant de collecter, d’utiliser ou de communiquer leurs renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi et ses règlements. Le consentement peut être obtenu préférablement par écrit ou verbalement, selon les circonstances. Les personnes peuvent retirer leur consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.

Le consentement de certaines personnes en situation de vulnérabilité, notamment présentant une inaptitude ou en bas de l’âge de 14 ans, est obtenu suivant les modalités établies par la loi.

5.4 Collecte et utilisation des renseignements personnels

La CHJM collecte les renseignements personnels en limitant la collecte aux renseignements nécessaires aux fins déterminées et légitimes.

Les renseignements personnels ne sont utilisés que dans le cadre des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, sauf avec le consentement explicite de la personne concernée ou exigence légale contraire.

Tout membre du personnel de la CHJM a uniquement accès aux renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Tout membre du personnel de la CHJM ou toute communication qui vise à recueillir des renseignements personnels indique :
– Le nom et l’adresse de la CHJM;
– Les fins pour lesquelles ce renseignement est recueilli;
– Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
– Les catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
– Le caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
– Les conséquences pour la personne concernée ou, selon le cas, pour le tiers, d’un refus de répondre à la demande;
– Les droits d’accès et de rectification prévus par la Loi;
– La possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.

5.5 Communication des renseignements personnels

La CHJM ne communique les renseignements personnels à des tiers que lorsque le consentement explicite pour partager ces renseignements personnels a été obtenu ou lorsque la communication est requise ou autorisée par la Loi.

La communication d’un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée autorisée par la Loi ne peut contenir que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies et devra être inscrite au registre des communications des renseignements personnels par le Responsable.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de confier à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de détenir, d’utiliser ou de communiquer pour son compte de tels renseignements, la CHJM devra s’assurer qu’ils bénéficieront d’une protection équivalant à celle prévue à la Loi.

5.6 Conservation et destruction des renseignements personnels

La CHJM s’assure que les renseignements détenus sont à jour, exacts et complets pour les fins auxquelles ils sont utilisés.

La CHJM conserve les renseignements personnels, notamment dans un fichier de renseignements personnels, pour la durée nécessaire pour atteindre les fins déterminées pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve du délai prévu par la Loi. La CHJM maintient un inventaire à jour de ses fichiers contenant des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de manière sécurisée lorsqu’ils ne seront plus nécessaires.

5.7 Protection des renseignements personnels

La CHJM prend les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels et les protéger contre tout accès, communication, utilisation, modification ou destruction non autorisés. Ces mesures peuvent inclure, sans s’y limiter, des contrôles d’accès physiques et technologiques, des protocoles de chiffrement, des politiques de mot de passe robustes, des mesures de sécurité réseau et des sauvegardes régulières.

Si la CHJM a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité, la CHJM prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de la même nature ne se produisent.

Tout membre du personnel de la CHJM qui a connaissance d’un indicent de confidentialité doit le déclarer au Responsable dans les plus brefs délais.

5.8 Accès, rectification et retrait de renseignements personnels

La CHJM permet à toute personne d’exercer son droit d’accès, de rectification, de suppression et de retrait de leurs renseignements personnels conformément à la Loi.

Une demande d’accès aux documents de la CHJM peut être faite sous forme verbale ou écrite, mais seule une demande par écrit de communication ou de rectification des renseignements personnels peut être considérée. Le Responsable fait parvenir un avis écrit confirmant la réception et il y donne suite dans les 20 jours qui suivent.

5.9 Plaintes

• 5.9.1 Dépôt d’une plainte

Toute personne dont un renseignement personnel a été traité par la CHJM peut déposer une plainte adressée au Responsable si elle a un doute quant à un manquement aux obligations prévues à la présente politique.

La plainte relate les informations identifiant le plaignant ou son représentant, les dates et lieux des évènements, les renseignements personnels qui font l’objet de la plainte et les faits au soutien de celle-ci. La plainte doit être déposée dans les 30 jours à partir du jour où la personne a eu, ou aurait dû avoir connaissance des faits reprochés.

• 5.9.2 Traitement d’une plainte

Le Responsable veille au traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et met en place de façon uniforme au sein de la CHJM un processus de réception, d’analyse et d’enquête, de réponse et de suivi des plaintes.

Toute plainte est traitée dans un délai raisonnable en conformité avec la Loi et avec l’implication des parties concernées. Chaque plainte est traitée selon les principes de confidentialité et d’impartialité. La réponse à la plainte sera écrite et motivée.

Le Conseil d’administration a approuvé la présente politique et toute modification ou révision de celle-ci. Cette politique de la CHJM et ses mises à jour sont disponibles en version numérique et papier sur demande.

La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption par le Conseil d’administration, le 25 octobre 2023.